Les fonctions de votre SIRH couvrent‐elles tous les besoins de votre entreprise ? Votre SIRH permet‐ il de déléguer aux managers certaines tâches administratives ? Avez‐vous les moyens d’automatiser les communications avec les employés ou les candidats ?

Ces questions font partie d’un questionnaire qu’Adobe a transmis à un panel d’entreprises pour identifier et mieux comprendre les problématiques auxquelles les départements RH sont confrontés. Ils font en effet face à un défi majeur : comment gagner en efficacité, réduire les coûts et valoriser la gestion des talents dans l’entreprise ?

La réponse d’Adobe consiste à faciliter la dématérialisation des processus et des documents. Les bénéfices de cette dématérialisation portent à la fois sur le gain d’efficacité et sur la valorisation de l’entreprise. L’entreprise améliore la productivité et l’efficacité de son département RH en automatisant certaines tâches et en déléguant vers les managers une partie des processus. Elle se différencie également en démontrant son approche novatrice de la gestion des ressources humaines en matière de recrutement et de valorisation de ses talents.

Pour atteindre cet objectif, l’approche d’Adobe porte sur deux piliers : l’accessibilité des informations et la simplification de leur traitement. Adobe s’appuie en effet sur un format standardisé, le PDF, pour déployer des documents dématérialisés. La norme PDF est l’interface entre le SIRH et l’employé. Ces formulaires sont en effet accessibles très simplement avec le Reader PDF, installé sur environ 90% des ordinateurs connectés au web. Ce choix technologique de la part d’Adobe rend possible tout à la fois la consultation du document hors de l’entreprise et la collecte des données fournies directement par l’employé.

Avec la dématérialisation des documents, l’entreprise s’engage donc sur la voie d’une dématérialisation des procédures RH. Ainsi, pendant ses déplacements, un manager est en mesure d’engager une procédure RH, depuis son ordinateur ou depuis son terminal mobile.
Un salarié est en mesure de remplir le formulaire hors connexion et d’engager de lui‐même une procédure, comme de signaler un changement de banque ou de présenter une demande de congé par exemple. Cette accessibilité dans et hors de l’entreprise, en mode connecté ou déconnecté et dans un format plurilingue, est un changement en profondeur des habitudes. Ainsi, la dématérialisation des processus RH offre de nombreux avantages :

Elle est source d’autonomie pour le manager, qui se voit déléguer certaines tâches traditionnellement dévolues aux RH comme l’accord des congés.

Elle est source de plus grande efficacité grâce à une simplification des procédures RH. La mise en place d’un portail rendant accessibles certaines procédures directement par les salariés décharge le département RH des tâches sans valeur ajoutée.

Elle est également source d’une plus grande satisfaction des salariés, qui sont mieux impliqués dans la vie de l’entreprise et profitent d’une meilleure communication avec leur hiérarchie et d’une plus grande réactivité dans le traitement de leur demande. Un processus dématérialisé permet par exemple de valider une demande de congés en 15 mn environ et de donner rapidement une réponse au salarié.

Car c’est bien sur le traitement et le gain de productivité afférent que tout le savoir‐faire d’Adobe trouve son terrain d’expression. La réponse d’Adobe pour répondre à l’enjeu de l’optimisation du
SIRH porte :

sur la collecte et le traitement des données,
sur la réduction des délais de traitement,
sur la simplification des procédures et l’optimisation des circuits de validation.

Les solutions Adobe permettent de collecter les informations au moyen de formulaires, d’intégrer l’ensemble de ces données dans le SI de l’entreprise et d’archiver les procédures RH. Cette approche vise à homogénéiser le SIRH de l’entreprise entre les départements et les filiales de l’entreprise et à harmoniser les procédures entre les besoins de formation, les remboursements de notes de frais ou encore les suivis de plans de carrière. Elle a aussi l’ambition de définir un circuit de traitement et de validation des procédures qui implique le département RH aussi bien que les managers.

La dématérialisation des processus RH et des documents porte des enjeux forts pour l’entreprise et pose notamment les fondations d’une nouvelle façon de valoriser ses talents. Le premier bénéfice attendu de cette dématérialisation est le gain d’efficacité. La réduction du temps nécessaire pour l’engagement et le traitement d’une procédure, à l’échelle d’une entreprise de dimension internationale, représente une économie de temps considérable qui pourra être allouée à des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Il en va de même pour le bénéfice d’une automatisation de certaines tâches grâce à la création de modèles de documents.

Mais l’autre enjeu fort pour l’entreprise est sa capacité à valoriser sa gestion des talents, à mettre en place un suivi des carrières optimal et à séduire les jeunes diplômés grâce à sa capacité à innover et à instaurer une communication avec le salarié. Cette capacité à créer une communication engageante avec ses talents est pour l’entreprise un facteur différenciant fort et la démonstration d’une politique novatrice en matière de ressources humaines.

D’autres bénéfices sont également attendus, comme l’application au sein d’un SIRH des nouvelles réglementations en vigueur, garantissant à l’entreprise que ces réglementations sont bien appliquées à l’ensemble des procédures RH de l’entreprise pour toutes ses filiales et tous ses départements.